Офисные будни

Тут в дело вступил главный инженер Анатолий Евгеньевич. Он ревел и брызгая слюной негодовал. Он никогда не видел таких драконовских техзаданий, как в этом тендере. Участвовать, с его точки зрения, было самоубийством.
Ольга Александрова подключилась к его пламенной речи и они принялись шуметь и бушевать в два голоса..

Наш директор был быстр и суров как молния. Он очень просто и доходчиво объяснил, что с ними обоими будет, если мы не поучаствуем в закупке. Главный инженер и финансовый директор, помрачнели, притихли и нехотя выдавили из себя обещание подготовить расчеты к нужному сроку. Атмосфера разрядилась.

- Есть ещё уточнения или замечания по этому вопросу? - Обвёл цепким взглядом всех присутствующих наш начальник.
- Да. - Решился я, мысленно ругая себя за этот выход. - Я не очень понимаю: какова наша конечная цель с этим тендером?
Директор вопросительно поднял правую бровь.
- Ну, - объяснил я, - с одной стороны совершенно очевидно, что есть необходимость нашего участия. Вы только что очень ясно это обозначили. С другой: насколько я понимаю контракт и правда для нас по условиям невыгодный. Я в общем-то согласен с аргументами коллег. Да и вы с ними, скорее всего, согласны. Так что я хочу уточнить: хотим мы в этом тендере победить или не хотим?

Директор откинулся на спинку кресла и устало помассировал глаза.
- Всё очень просто. - В конце концов сказал он. - С точки зрения конкурентной борьбы и наших позиций на рынке, нам необходимо бороться за этот контракт и не допустить, чтобы он достался нашим конкурентам. Наш собственник это понимает, я это понимаю. Надеюсь и ты это понимаешь.
Все присутствующие глубокомысленно закивали.

Он глубоко вздохнул и добавил:
- А с точки зрения коммерции, нам этот контракт в хер не упёрся...
Участники собрания все также глубокомысленно кивали.

- Понятно? - Уточнил директор.
- Да, - искренне кивнул я.
Мне и правда всё стало совершенно понятно.

Наверное, вы не раз сталкивались с проблемами планирования, когда буквально после каждого рабочего дня чувствуешь себя полностью опустошенным. При этом ни одной существенной задачи не достигли. Стоит ли искать оправдания или же лучше заручиться полезными советами? Бесполезные встречи, пустая трата времени, срочные дела – учитывали ли вы эти факторы в планировании рабочего графика?

Не будем томить и тратить ваше драгоценное время. Планирование является важным элементом рабочего процесса. И да, на эту тему мы готовы очень долго говорить, ведь от планирования зависит эффективность труда.

Что дает планирование сотрудникам и руководителю?

Сотрудники, персонал или руководители – не важно кто занимается планированием. Если подойти к этому вопросу с умом, то можно решить следующие задачи:

Вы будете понимать, сколько нужно времени для выполнения задачи.Руководитель понимает, что у него достаточно времени для выполнения плана и прочих вопросов.Вы планируете дополнительное время на случай форс-мажорных обстоятельств (колесо прокололи или нужно встретиться с любимой девушкой).

Не хотите брать на себя больше дел, чем сможете выполнить? Планируйте график так, чтобы работать только над личными целями. Карьеристам планирование поможет достичь баланса в жизни, выкроить время на встречу с любимыми людьми.

Много красивых фраз и слов, но как грамотно планировать свое время? Есть несколько приемов и инструментов, в том числе корпоративных мессенджеров.

1. Выбираем планировщик

Существует не одна сотня приложений для ПК и смартфонов, которые позволяют удобно планировать время. Например, небольшие приложения по типу Trello и Todoist. Попробуйте прямо сейчас и запланируйте время на следующий день.

Конечно, планировать можно по старинке с помощью обычного блокнота. Причем это не самый плохой вариант. Главное, чтобы день был распланирован по часам. Каждый вечер сверяйтесь с планами и отмечайте выполненные задачи.

Совет. Рекомендация вряд ли понравится сотрудникам, но она очень полезна для руководителя. Попробуйте внедрить в отделе «пятиминутки» планирования. Утром или вечером все сотрудники собираются в кабинете руководителя и рассказывают о планах на день.
Поверьте, такой просто вариант планирования и контроля работает наилучшим образом. Удобно распределять задачи с помощью корпоративного мессенджера со встроенными функциями постановки задач и дедлайнов.

2. Выбираем доступное время

Скорей всего у вас на целый день есть дела, которые нужно выполнить. Но давайте будем откровенны – всегда нужно иметь свободное время для решения личных вопросов. Поэтому заранее планируйте доступное и свободное время. Например, сколько времени нужно потратить на работу, сколько на обучение, любимую супругу, развлечения и прочие радости жизни.

3. Планируйте только основные задачи

Не нужно расписывать в планировщике каждую минуту и задачу. Некоторые сотрудники, как в школьной тетрадке пишут: обед в 14:00, позвонить жене в 15:00 и прочие глупости. Вы должны планировать основные задачи, а не второстепенные. На остальные действия отводим только свободное время. Так, вы сможете выполнять все, что было запланировано на день.

4. Дела с высоким приоритетом

Встреча с закупщиком или важные переговоры. Старайтесь делегировать планы в зависимости от приоритета. В первую очередь ставим задачи, от которых буквально зависит ваша карьера или заработная плата, дальше оставляем более простые дела. Приоритет зависит только от вашего решения. Конечно, для кого-то в приоритете будет встреча с друзьями или поход по магазинам. И такое бывает.

Что вы точно упустили из виду? Правильный ответ – корпоративный мессенджер с планировщиком задач, дедлайнами и полным контролем рабочего процесса. Используйте наши советы на практике и не забывайте, что без внутреннего чата компании, невозможно эффективно планировать дела.