"Она бросила меня под самый разгар!" - именно это я услышала, когда мне позвонил когда-то мой Генеральный директор. Нервный голос, пара ласковых в сторону женской особы точно обрисовывали ситуацию. При личной встречи жестами и немного сбитым от эмоций голосом он рассказал, что его тетя бухгалтер обещала ему помочь с новой компанией, но под конец года... исчезла с радаров.
Мой бывший Гендир не знал, что делать дальше, не помнил, остались ли у него какие-либо финансовые отчёты за текущий период, только знал что сдавали их в Калуге. Не имея абсолютно никакой информации, кроме нескольких напечатанных накладных и доступа к банковскому счёту, он обратился за помощью ко мне. Все бы ничего если бы до закрытия года не оставалось две недели. У нас штат весь загружен, все в поте лица стучат по клавиатуре (кто-то даже просто так, чтобы снять стресс). Из уважения к когда-то лояльному ко мне начальнику, я взялась за работу сама.
Решила проанализировать базу - а ее нет. "Она сказал, что все занесет под конец года". Получив доступ к его банковскому счёту, я выяснила, все данные поставщиков, телефоны кого-то Гендир дал сам. Я собрали базу поставщиков клиента и перевели их всех в систему электронного документооборота (ЭДО).
Я смогла отправить запросы на сверку по всем счетам, которые были доступны через банковский аккаунт клиента. Таким образом уже скоро получили от поставщиков электронные версии счетов-фактур, что было важным шагом к восстановлению учёта.
Однако не все поставщики откликнулись на запросы через ЭДО. Тогда одну из сотрудниц на первичке я на сутки выдернула и используя ИНН компаний для поиска их контактной информации дала задачу обзвонить все и не отпускать пока не дадут хотя бы сверки. Начался оперативный обзвон – она связывалась с каждым поставщиком, уточняли детали по сделкам, высылали необходимые документы для подтверждения транзакций.
Пожалуй это оказался самый болезненный этап, потом было проще. Закинув все данные в базу, тут осталось только погнать данные по старым отчетам. Бессонные две ночи (днем я всегда на вечном телефоне со штатом по решению "вечных срочных ну прям здесь и сейчас неотложных" проблем с огромной предысторией).
5 дней и готовая база готова, отчеты сформированы, только отправляйте и радуйтесь. Гендир поблагодарил раз сто словами и один раз деньгами. А через три дня снова звонок:
- Все, отчеты приняли, все супер. И ты представляешь, только их отправил - звонит красавица! Эта **** просила ей заплатить за предыдущий месяц, еще удивилась, почему я ей не отправил зарплату. Она оказывается забыла вообще, что уже январь.
В моей практике каких я бухгалтеров только не встречала, но это было что-то новое. Так сказать новый год хорошо отметила. Я предложила помочь найти ему штатного бухгалтера ("никогда не работай с друзьями и бывшими директорами" - важное правило в практике нашей компании). За месяц подходящего под его запросы сотрудника найти удалось и благо больше звонков не поступало.
Не обошлось без того, что эту историю уже все знали у нас. История клиента, который обратился к нам за помощью в непростой ситуации, стала для нас ещё одним подтверждением того, что наша работа имеет огромное значение и если очень захотеть - можно и Год за день закрыть.
