10:00. В календаре стоит «быстрый созвон на 15 минут».
10:27. На встрече всё ещё говорят.
10:40. Созвон закончился фразой «давайте подумаем и вернёмся позже».

Знакомо?

Созвоны давно стали стандартом командной работы, особенно в удалённых командах. Но вместо того чтобы ускорять процессы, они чаще тормозят их. Рабочий день дробится на куски, фокус теряется, а ощущение хорошо проделанной работы так и не появляется.

Это команда WEEEK — сервиса по управлению проектами. Мы как никто другой разбираемся, что тормозит рабочие процессы, почему встречи съедают дни и как сделать так, чтобы созвоны действительно помогали, а не мешали.

Что бесит в созвонах

Созвоны особенно больно бьют по контексту. Мозгу нужно время, чтобы «войти» в задачу: восстановить цепочку мыслей, вспомнить решения, снова выстроить картину целиком. Исследования про глубинную работу показывают, что на это уходит в среднем 15–25 минут. Когда созвон врывается посреди работы, этот ментальный прогрев обнуляется. Формально встреча длилась полчаса, но по факту она съела почти час продуктивного времени — с учётом входа и выхода из фокуса.

Из-за этого рабочий день превращается в лоскутное одеяло из обрывков внимания. Мозг всё время перескакивает между задачами, не успевая углубиться ни в одну из них. В таком режиме сложные решения даются тяжелее, растёт количество ошибок, а чувство прогресса исчезает. Вроде бы весь день был занят, созвоны шли один за другим, а вечером остаётся ощущение, что ничего по-настоящему важного так и не сделано.

Почему созвоны становятся токсичными

Созвоны могут отравлять работу по нескольким причинам:

Задачи хранятся не в одном месте. Часть обсуждается в чатах, часть оседает в заметках, что-то запоминают «на словах», а что-то вообще остаётся только в чьей-то голове. В итоге созвон нужен, чтобы просто восстановить картину: кто что делает и делает ли вообще.

Решения не фиксируются. На встрече вроде договорились, разошлись с ощущением ясности, а через пару дней выясняется, что каждый понял по-своему. Приходится собираться снова, чтобы «напомнить» и «уточнить», хотя проблема была не в памяти, а в отсутствии зафиксированного результата.

Размытая ответственность. У команды нет общего пространства, где видно статус дел. Без прозрачной картины прогресса встречи становятся единственным способом контроля: проверить, не застряли ли задачи, и успокоить себя, что процесс хоть как-то движется.

Но все перечисленные причины выше вовсе не означают, что созвоны совсем не нужны. Порой без них не обойтись.

Когда созвон нужен, а когда без него легко обойтись

Созвон оправдан, когда обычной переписки или системы задач недостаточно:

• Сложная синхронизация. Если тема многослойная и легко потерять нюансы, голос и экран помогают всем быть на одной волне

• Нужны быстрые решения. Иногда ждать ответа через чат слишком долго, а решение нужно прямо сейчас

• Конфликт или разные ожидания. Эмоции, недопонимание или спор быстрее разрешаются в диалоге, где слышно интонацию

• Запуск нового проекта или изменение процесса. Когда команда только входит в новую задачу, важен живой контекст

• Общий выровненный контекст. Все видят одну картину, слышат одно объяснение, меньше ошибок при дальнейшей работе

Иногда встреча превращается в пустую трату времени, если можно обойтись простыми инструментами:

• Статус видно в системе. Если все задачи уже задокументированы и обновлены, достаточно проверить цифры и комментарии

• Простые решения. Быстрая правка или уточнение умещается в пару сообщений, без созвона

• Передача информации. Когда не требуется обсуждение, а просто донести факт

• Вопрос к одному человеку. Нет смысла подключать всю команду ради одного ответа

• Напоминания и уточнения. Если встреча нужна только для того, чтобы повторить то, что уже обсуждали, её лучше заменить системой задач

А теперь обсудим, как сделать так, чтобы онлайн-встреча точно не прошла впустую.

Как должна выглядеть здоровая культура созвонов

Чтобы созвоны не превращались в бесконечную болтовню, мы советуем перед каждой встречей составлять адженду. Это такой план встречи, где фиксируется:

• Название

• Цель встречи

• Дата и время

• Тема для обсуждения

• Участники и ответственные

• Временные ограничения (на выступления каждого участника или встречи в целом)

Вот как это может выглядеть:

Что в итоге

Созвоны — необходимая составляющая удалённой работы. Их становится меньше, если рабочие процессы налажены и задачи прозрачны. Когда есть единая система, где фиксируются задачи, статусы и ответственность, команда работает с минимальными включениями, а созвоны превращаются в инструмент, а не в костыль.

Ещё больше по теме управления ресурсами читай в нашем блоге:

Хронофаги: что это такое и как с ними бороться — эффективные способы управления временем

ТОП‑20 лучших тайм‑трекеров в 2026 году

Метод швейцарского сыра: как избегать ошибок и управлять временем