Для компаний, занятых в сфере продаж, производства или ответственного хранения, организация учета товарных запасов является критически важной задачей. В этом обзоре рассмотрим, что понимается под складскими остатками, какое воздействие они оказывают на рентабельность, а также методы контроля и автоматизации их учета.
Под этим понятием подразумеваются сырьевые ресурсы, полуфабрикаты, конечная продукция, а также рабочий инвентарь – любые материальные ценности, которые хранятся на складе в соответствии с профилем деятельности предприятия. В эту же категорию входит и неликвидная продукция, не реализованная вовремя из-за падения потребительского спроса.
* Информация о текущих запасах служит основой для планирования новых закупок, что предотвращает как их избыток, так и недостаток.
* Залеживающиеся позиции создают проблему излишней заполненности склада. Это чревато истечением сроков годности и последующим списанием испорченной или устаревшей продукции. Осведомленность о количестве неликвидных остатков позволяет владельцу бизнеса оперативно найти способы их наиболее выгодной реализации.
* Для складской логистики характерна закономерность: рост остатков ведет к снижению прибыли. Управление запасами – это активный процесс, где оборачиваемость товаров должна происходить в сжатые сроки.
Понятие неснижаемого остатка
Речь идет о минимальном объеме товаров, требуемом для обеспечения стабильных поставок в розничные точки или на склады маркетплейсов. Приближение объема запасов к этой отметке является для сотрудников сигналом к формированию заказов поставщикам. Если используется автоматизированная система учета, программа самостоятельно отслеживает критические остатки, уведомляет пользователей или формирует заявки на отгрузку новой партии. Например, в сервисе «Складолог» реализована функция автозаказа, которая позволяет настроить для каждого товара автоматические оповещения контрагента, что снижает долю ручного труда и упрощает закупочный процесс.
Формирование оптимального товарного запаса
Для поддержания баланса между излишками и дефицитом при высоком спросе необходимо учитывать ряд условий: объем продаж за выбранный период (неделя, месяц), площадь складского помещения, сроки поставки от контрагентов, периоды годности товаров, а также временные всплески продаж, связанные с сезонностью, праздниками или началом учебного года.
Мониторинг запасов – это ежедневная операционная деятельность, без которой невозможны бесперебойные отгрузки заказов. В условиях современного рынка именно строгий контроль складских остатков помогает поддерживать репутацию магазинов (особенно онлайн и работающих на маркетплейсах), увеличивать рейтинги, наращивать доходы и сохранять баланс между расходами и поступлениями. Практический контроль включает несколько стадий:
1. Прогнозирование спроса. Для определения необходимых объемов хранения важно уметь предсказывать спрос, на который воздействуют сезонные факторы, рыночные тренды, рекламные акции и праздничные дни.
2. Учет остатков. После закупки или производства товаров в нужном количестве их необходимо оприходовать на склад, провести приемку, распределить по зонам хранения, присвоив каждой единице свой индивидуальный «адрес». Классификация может проводиться по сезонности, весу, популярности (что влияет на скорость оборачиваемости).
3. Определение оптимального объема. На основе накопленного опыта вычисляется такой уровень запасов для конкретного склада, при котором товары всегда будут в наличии, но не возникнет их переизбытка или дефицита.
4. Мониторинг сроков годности. Товары с ограниченным сроком использования (продукты питания, лекарства, косметика, бытовая химия) требуют особого контроля для их своевременной реализации или списания в категорию убытков.
5. Организация поставок. Для слаженной работы склада необходимо подобрать надежных поставщиков, определить объемы заказов и частоту поставок, наладить оперативную приемку, а также отслеживать сроки и оперативно взаимодействовать с ответственными лицами в случае задержек или форс-мажоров.
6. Проведение инвентаризации. Периодическая ревизия товаров помогает предотвратить кражи, потери и порчу. Использование автоматизированных систем упрощает эту задачу: процесс проходит быстрее ручного учета, не требует закрытия склада и предоставляет точные отчеты.
7. Постоянный мониторинг. Для бесперебойной работы склада требуется регулярно отслеживать объем запасов, исправлять ошибки в процессе приемки, хранения и отгрузки, а также корректировать рабочую стратегию в соответствии с актуальными условиями.
Пять шагов для оптимизации остатков
Отсутствие структуризации и ранжирования запасов по объему выручки, маржинальности и скорости продаж приводит к потере товаров, замедлению их приемки и отгрузки, простоям и задержкам в доставке заказов. Решить эти проблемы помогут пять действий:
1. Формирование структуры. Базовый шаг – четкое распределение запасов по зонам хранения. Критерии могут быть разными (вид, сезонность, бренд, поставщик, габариты), главное – чтобы это облегчало персоналу поиск нужных позиций.
2. Корректировка прогнозов спроса. Точность прогнозов упрощает планирование закупок. Для этого применяют аналитические инструменты, учитывают предыдущий опыт и анализируют рыночные тенденции в своей нише.
3. Отслеживание оборачиваемости. Владельцу бизнеса необходимо знать, за какое время продается товар. Для расчета оборачиваемости используется формула: *Количество дней / (себестоимость проданных товаров / средний остаток)*. Эффективным обычно считается показатель менее 30 дней, но он зависит от специфики бизнеса.
4. Реализация невостребованных позиций. Неликвид, хранящийся более года, – это «замороженные» средства. Длительное хранение ведет к убыткам: товары занимают место, могут портиться и терять актуальность, поэтому от них необходимо избавляться как можно скорее.
5. Повышение качества сервиса. Соблюдение сроков, точность данных и прогнозов, ответственное отношение к имуществу компании – все эти факторы со стороны сотрудников напрямую влияют на скорость и качество продаж, а также на степень удовлетворенности клиентов.
Стратегия сокращения складских остатков
Переполненность склада требует мероприятий по его разгрузке и корректировке стратегии во избежание повторения ситуации. В первую очередь, необходима оптимизация запасов и совершенствование процесса управления ими. Вот ряд конкретных мер:
* Проанализировать спрос: выявить товары с высоким и низким объемом продаж, составить прогноз на основе объективных данных (сезонность, праздники, региональная специфика, что особенно важно для продаж на маркетплейсах).
* Оптимизировать закупки: установить необходимые объемы заказов, сроки поставок и отгрузок.
* Автоматизировать складской учет: внедрить специализированную программу для контроля остатков. Постоянный доступ к актуальным данным упрощает и повышает точность управления, минимизируя ошибки.
* Провести аудит остатков: выявить невостребованные позиции и товары с истекающим сроком годности, запланировать распродажи для их оперативной реализации.
* Стимулировать рост продаж: тестировать различные рекламные методы, отслеживать отзывы покупателей, поддерживать обратную связь, а также мотивировать сотрудников через внедрение бонусных программ.
Проблема отрицательных остатков
Распространенная складская проблема – расхождение данных, когда фактическое наличие товара меньше, чем указано в системе учета. Причинами могут быть человеческие ошибки при приемке или отгрузке, кражи, порча товаров или неверное планирование закупок. Отрицательный остаток ведет к дефициту позиций, срыву поставок и падению рейтинга магазина на маркетплейсах. Предотвратить это помогает внедрение автоматизированной системы учета со штрихкодированием и функцией инвентаризации, а также строгий контроль за работой персонала, качеством товаров и условиями их хранения.
Методика расчета остатков
Товарный запас (ТЗ) – это количество готовой продукции, хранящейся на складе для последующей отгрузки. Рассчитать средний объем товара (СрТЗ) за определенный период достаточно просто, особенно при автоматизированном учете, когда необходимые данные доступны в любой момент. Формула расчета следующая:
*((ТЗ1/2) + ТЗ2 + ТЗ3 + (ТЗN/2)) / (число дней в периоде – 1) = СрТЗ*
*Где ТЗ1 – запас в первый день, а ТЗN – в последний.*
Пример: Компания продает платья. В первый день на складе было 50 единиц, во второй – 61, в третий – 43, в четвертый – 30, в пятый – 60. Применяем формулу:
*((50/2) + 61 + 43 + 30 + (60/2)) / (5 – 1) = 47,2*
Автоматизация складского учета
Чем шире ассортимент, объем запасов и количество зон хранения, тем сложнее отслеживать движение каждой товарной единицы. Ручной учет повышает риски, связанные с человеческим фактором: ошибками, кражами и несвоевременным реагированием на проблемы. Автоматизированные сервисы фиксируют все перемещения, организуют адресное хранение, а применение штрихкодов и сканеров ускоряет процессы приемки и отгрузки.
Автоматизированный склад повышает скорость обработки операций, сокращает издержки, минимизирует влияние человеческого фактора и позволяет контролировать работу персонала из любой точки. Алгоритмы эффективно выполняют рутинные задачи, анализируют большие массивы данных, мгновенно формируют достоверные отчеты, заполняют документы и отправляют заявки. Без них невозможно использование современных технологий – конвейеров, роботов и дронов для инвентаризации.
Критерии выбора программного обеспечения
Подбор подходящей системы на рынке автоматизированных решений может быть сложной задачей. Чтобы сделать правильный выбор, следует заранее определить ряд критериев, которые зависят от специфики бизнеса, его масштабов и выделенного бюджета. Основные из них:
* Достаточно ли готового решения или требуется индивидуальная разработка с учетом всех нюансов?
* Предпочтительнее облачный сервис или программа на собственном сервере? Это также вопрос безопасности данных и наличия стабильного доступа в интернет.
* Планируется подключение одного или нескольких складов? Какое количество сотрудников будет работать в системе? Нужна ли настройка прав доступа?
* Какие интеграции необходимы для работы (с кассовыми программами, банковскими сервисами, системой «Честный знак», ЕГАИС)?
* Каковы предполагаемая стоимость подключения и сроки внедрения? Требуется ли обучение для персонала и оперативная поддержка?
Возможности сервиса «Складолог»
«Складолог» предоставляет инструменты для автоматизации предприятий различных сфер: маркетплейсы, HoReCa, ритейл и еще более 50 бизнес-ниш. Сервис предлагает простой интерфейс с необходимыми разделами, подключение неограниченного количества складов, управление расходными материалами, оперативный анализ складских остатков и контроль эффективности сотрудников. Среди его преимуществ:
* QR-склад. Маркировка складов QR-кодами упрощает внесение данных о товарах и отслеживание их перемещений. Пользователь может легко выстроить иерархию помещений, систематизировать зоны хранения и получить мгновенный доступ к любому складу.
* Мобильное приложение. Интуитивно понятный интерфейс позволяет сотрудникам быстро освоить систему. Специальные знания не требуются – все ключевые функции доступны в мобильном приложении, которое устанавливается на обычный смартфон.
* Инвентаризация и отчетность. Ревизия больше не отнимает много времени и может проводиться без остановки работы. Система дает возможность проводить инвентаризацию на отдельных участках, фиксировать брак и получать детализированные отчеты.
Чтобы оценить, подходит ли «Складолог» для вашего бизнеса, можно воспользоваться бесплатным доступом. Для новых пользователей доступно подробное обучение и поддержка персонального менеджера.
